Vijf studenten lachen naar de camera tijdens een conferentie

Student Conference Grant

Ben jij een student aan Wageningen University & Research en ben jij uitgenodigd om een presentatie te geven over jouw master thesis of stage op een nationale of internationale conferentie? Vraag dan een Student Conference Grant aan!

UPDATE: Vanwege aanvullend budget is de mogelijkheid tot aanvragen voor het jaar 2024 vanaf 1 oktober weer opengezet.

Aanvullende informatie

Er is voor deze reisbeurs een gelimiteerd bedrag per jaar vanuit de bijdragen van donateurs voor het Vriendenfonds van University Fund Wageningen beschikbaar gesteld.

Om zoveel mogelijk studenten te kunnen ondersteunen is voor aanvragen een maximum toekenning van €750,- ingesteld. Verder kan er per student maximaal 1 beurs per twee jaar worden aangevraagd. We kennen beurzen toe op basis van het principe: wie het eerst komt, het eerst maalt.

University Fund Wageningen kan gedurende het jaar genoodzaakt zijn om zonder voorafgaande aankondiging de aanvraagmogelijkheid te sluiten indien het maximum beschikbare bedrag is toegekend.

Een bijdrage van de Student Conference Grant is maximaal 50% van de gemaakte reis- en verblijfkosten. Eventuele deelnamekosten aan de conferentie worden 100% vergoed. Eten en drinken wordt niet gesubsidieerd.

Wie komt in aanmerking?

  • Aanvragers moeten zijn ingeschreven als student aan WUR of niet langer dan 6 maanden geleden zijn afgestudeerd.
  • Aanvragers moeten zijn uitgenodigd op een conferentie
  • Aanvragers geven een lezing of een (poster)presentatie op de conferentie
  • Je begeleider moet een aanbeveling voor je schrijven
  • Je dient je aanvraag minstens een maand voor de conferentie in

Activiteiten die niet in aanmerking komen:

  • Presentaties die los staan van de opleiding in Wageningen, bijvoorbeeld op basis van je vrijwilligerswerk.
  • Een aanvraag die wordt ingediend na afloop van de conferentie of later dan vier weken voorafgaand aan de conferentie.
  • Deelname aan een conferentie als bezoeker
  • Kosten voor veldwerk, dataverzameling, materialen etc. in het kader van een stage of thesis.
  • De kosten van een verlengd verblijf als toerist worden ook niet vergoed.
  • Online presentaties vanuit Wageningen/je woonplaats

Aanvragen

UPDATE: Vanwege aanvullend budget is de mogelijkheid tot aanvragen voor het jaar 2024 vanaf 1 oktober weer opengezet.

Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend en worden binnen 10 werkdagen behandeld. Incomplete aanvragen worden niet in behandeling genomen. Scroll naar beneden voor het aanvraagformulier.

We verwachten van aanvragers dat ze normale, voor studenten betaalbare accommodatie en vluchten boeken.

Let op: het is niet mogelijk om voor meerdere conferenties een aanvraag te doen m.b.t. dezelfde scriptie, stage of ACT-project.

Voorwaarden

Studenten die in aanmerking komen voor de Student Conference Grant dienen een complete aanvraag te doen en achteraf verantwoording af te leggen van hun deelname.

Binnen 6 weken na de conferentie:

  • Dien je een schriftelijk eindverslag in en foto’s van je presentatie en van je onderzoekswerk (indien van toepassing)
  • Stuur je de verantwoording van je kosten (bonnetjes, ticket, etc. met BTW bedrag)
  • Werk je mee aan PR voor University Fund Wageningen. Deze grant is mogelijk dankzij donaties van afgestudeerden en (oud) medewerkers. Wij willen hen graag laten zien waar zij aan hebben bijgedragen.

Pas na het inleveren van je eindverslag, foto's en verantwoording ontvang je het resterende bedrag op je rekening. Indien deze documenten niet binnen 6 weken worden ingediend, zal de aanvraag ongeldig worden verklaard. Kijk voor meer vereisten naar de criteria.

Kijk voor meer informatie over de betaling bij veelgestelde vragen.

Veelgestelde vragen

Welk bedrag kan de grant toekennen?

  • Op basis van je begrote kosten wordt een voorlopige beurs toegekend met een maximum van € 750.
  • Subsidies onder de € 300 worden overgemaakt na de conferentie en na ontvangst van een evaluatierapport en eindafrekening.
  • Als de voorlopige beurs hoger is dan € 300 en als je 50% van de voorlopige beurs vooraf wilt ontvangen, moet je dit aanvragen door een e-mail te sturen naar ufw@wur.nl. Vermeld hierbij je bankgegevens. Na de conferentie maken we het restant over op basis van de werkelijke kosten.

Mag je meerdere keren aanvragen?

Je kunt één keer in twee jaar een aanvraag indienen als je wordt uitgenodigd om een presentatie te geven op een conferenties. Het is niet mogelijk om opnieuw een aanvraag in te dienen als je na twee jaar een presentatie geeft over dezelfde stage, scriptie of ACT.

Wanneer ontvang ik het bedrag op mijn rekening?

Het University Fund Wageningen heeft 1 betaalronde per week. De gehele betaling zal na ontvangst van je eindverslag, bonnetjes en foto’s plaatsvinden.

Ik weet nog niet precies wat de kosten gaan zijn dus ik heb een schatting gemaakt. Krijg ik dan het geschatte bedrag?

Nee. We maken een nieuwe berekening op basis van je werkelijke kosten en trekken daar het voorschot dat je hebt gekregen vanaf. Het kan dus zijn dat de uiteindelijke toekenning hoger of lager uitvalt dan in de voorlopige toekenning, maar niet hoger dan het maximum van 750 euro.

Komt een presentatie over een ACT-project in aanmerking voor deze grant?

Ja, mits de presentatie op een conferentie gehouden wordt, en niet bij de stakeholders of de opdrachtgever.

Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier bovenaan de pagina! Let op: Vragen waarvan het antwoord op deze webpagina te vinden is worden niet beantwoord.