Secretaresse

Jouw baan

Als Management/ Office-assistent van onze business unit ondersteun en ontzorg je het management team op secretarieel en administratief gebied. Je bent samen met je collega het aanspreekpunt voor de medewerkers van de Business Unit Agrosystems Research van Wageningen Plant Research in Wageningen en van hun externe contacten.

Als geen ander kun jij goed prioriteren en op een prettige manier ben je assertief wanneer dat passend is. Daarnaast vind je het leuk om de verbindende en stabiele factor te zijn voor de medewerkers van onze business unit. Je bent vernieuwend, alert en hebt oog voor zowel belangrijke als urgente zaken. Je kunt snel schakelen en hebt oog voor die dingen die voor de organisatie van belang zijn. Met jouw positieve houding, oog voor relevante details en je vermogen zaken effectief op te pakken en af te handelen werken mensen graag met je samen.

Jouw taken en verantwoordelijkheden als secretaresse zijn: 

• Voorbereiden, organiseren en verslagleggen van vergaderingen van het AGRO MT en  business unit bijeenkomsten;
• Agendabeheer incl. planning van een groot aantal overleggen en bijeenkomsten op een accurate, zorgvuldige en (pro)actieve wijze;
• Zorgen voor een juiste doorstroom van alle belangrijke informatie; op verzoek en op eigen initiatief anderen voorzien van relevante informatie; inclusieve onboarding van nieuwe medewerkers;
• Uitvoeren van algemene werkzaamheden zoals telefoonbehandeling, verstrekken van informatie, ontvangen van gasten, postbehandeling, afhandeling van getekende stukken, ziek- en herstelmeldingen, catering en andere faciliteiten regelen;
• Voorbereiden, dan wel in opdracht van leidinggevende, aanvragen, indienen of afhandelen van mutaties in HRM systemen;
• Overige administratieve werkzaamheden: invoeren van orders in het inkoopsysteem, reisboekingen, facturen goedkeuren en betaalbaar stellen, digitaal archiveren.

Jij gaat samenwerken met je collega-secretaresse, de 3 teamleiders en de BU manager van Agrosystems Research.

Jouw kwaliteiten

Je bent nieuwsgierig en leergierig, verbindend, klant- en servicegericht en altijd op zoek naar verbetering in werkprocessen. Bovendien kun je goed omgaan met werkzaamheden die er even tussendoor komen en je werkt graag in teamverband; 

Ook beschik jij bij voorkeur over: 

• Een opleiding op minimaal mbo-4 niveau (secretariële richting) en bij voorkeur hbo-denkniveau;
• Ervaring als management ondersteuner (als je voor meerdere managers tegelijk hebt gewerkt) is gewenst, maar niet noodzakelijk;
• Een organisator pur sang, dit komt onder meer naar voren in uitstekende planningskwaliteiten, gestructureerd werken en het werken conform procedures;
• Een heldere manier van communiceren en het daarbij op een prettige manier uitdragen van (ver)bindende afspraken;
• Zelfstandig kunnen werken en tegelijkertijd oog voor samenwerking en onderlinge afstemming;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
• Een uitstekende beheersing van MS Office;
• Affiniteit en vaardigheid met verschillende administratieve systemen.

In onze internationale werkomgeving wordt steeds meer in het Engels gecommuniceerd. Voor deze functie gaat het om�taalniveau�B1 Heb je dit niveau nog niet, dan helpen wij je vanzelfsprekend en kun je terecht bij ons taalcentrum�Wageningen in’to Language 

Je ziet dat er voldoende uitdagingen voor jou liggen. Deze uitdagingen kunnen ook als ontwikkelmogelijkheden gezien worden. Mocht jij dus nog niet het track-record hebben dat in de vacature wordt gevraagd, maar wél solide werkervaring hebben, dan willen we jou ook graag uitnodigen om te solliciteren.

Wij bieden jou

Als het gaat om arbeidsvoorwaarden zit je goed bij Wageningen University & Research.�Highlights uit onze CAO zijn bijvoorbeeld: 

•        werktijden die in overleg kunnen worden vastgesteld, zodat een optimale balans tussen werk en privé mogelijk is; 
•        de mogelijkheid om door meer te werken extra compensatie uren op te bouwen; 
•        sabbatical leave, studieverlof en deels betaald ouderschapverlof; 
•        er is veel aandacht voor vitaliteit en je kan, tegen een aantrekkelijk tarief, gebruik maken van de op de campus aanwezige sportfaciliteiten; 
•        een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%; 
•        uitstekende pensioenregeling via ABP. 

Bij deze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden hoort natuurlijk ook een passend salaris. Wij bieden afhankelijk van je ervaring, een marktconform salaris van minimaal €2695 tot maximaal €3551 bij een volledige werkweek van 36 uur conform CAO Wageningen Research (schaal 7). Bovendien is een aanstelling van 24 tot 36 uur bespreekbaar. In eerste instantie bieden we je een jaarcontract, welke bij wederzijds enthousiasme daarna verlengd zal worden naar een contract voor onbepaalde tijd. Uiteraard gaan we graag het gesprek met je aan als hier vragen over zijn.

Wageningen University & Research stimuleert interne doorgroeimogelijkheden en mobiliteit met een intern recruitment beleid. Er zijn ruime mogelijkheden voor eigen initiatief in een lerende omgeving, wij bieden uitstekende opleidingsmogelijkheden. Je krijgt bij ons een veelzijdige baan in een internationale omgeving met een plezierige en open werksfeer. 

Wil je meer informatie?

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Mira Teofanovic, secretaresse, telefoon 0317 487 231, of met Elise Jacobs, secretaresse, telefoon 0317 480 529 of per e-mail: Secretariaat-AGRO@wur.nl

Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met psg.vacaturemeldingen@wur.nl 

Wil je solliciteren? 
Dat kan direct via de sollicitatiebutton bij de vacature op onze website zodat wij persoonlijke gegevens kunnen verwerken met jouw toestemming.  

Deze vacature staat open tot en met 12 augustus 2024. 

Gelijke kansen  
Wageningen University & Research (WUR) heeft een groot aantal mensen in dienst met zeer verschillende achtergronden en kwaliteiten, die elkaar inspireren en motiveren. Wij willen dat elk talent zich bij ons thuis voelt en dezelfde carrièrekansen aangeboden krijgt. Wij verwelkomen daarom speciaal sollicitaties van mensen die ondervertegenwoordigd zijn binnen WUR. Een mooi voorbeeld hoe WUR omgaat met inclusiviteit is te lezen op de pagina werken bij WUR met een functiebeperking.   

Wij zijn

Wageningen University & Research 
De missie van Wageningen University & Research is ‘To explore the potential of nature to improve the quality of life’. Binnen Wageningen University & Research bundelen Wageningen University en gespecialiseerde onderzoeksinstituten van Stichting Wageningen Research hun krachten om bij te dragen aan de oplossing van belangrijke vragen in het domein van gezonde voeding en leefomgeving. Met ongeveer 30 vestigingen, 7.600 medewerkers (6.700 fte) en 13.100 studenten en ruim 150.000 Leven Lang Leren-deelnemers behoort Wageningen University & Research wereldwijd tot de aansprekende kennisinstellingen binnen haar domein. De integrale benadering van de vraagstukken en de samenwerking tussen verschillende disciplines vormen het hart van de unieke Wageningen aanpak.
 
Deze punten geven onze medewerkers aan als goede redenen om te komen werken bij WUR: lees de 6 redenen om te komen werken bij WUR 
Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld, maar delen in je netwerk wel.