Testimonial
Joost Amory
“Ik kan wel iets betekenen in het gebied tussen de IT en de klant." Dat was mijn voornaamste motivatie om aan het traineeship te beginnen met een achtergrond als communicatiewetenschapper en een natuurlijke interesse (maar dus geen opleiding of ervaring) in IT. Mijn IT-traineeship bij Wageningen University & Research werd een heel nieuwe start van mijn werkende leven. Deze periode was altijd uitdagend en nooit saai.
Het traineeship was een bijzondere en leerzame tijd. Het gaf mij de mogelijkheden om mij te ontwikkelen in een richting die bij mij past.
Mede dankzij een intensieve begeleiding vanuit de organisatie heb ik mijn plaats gevonden binnen Wageningen University & Research. Maar vooral ook dankzij veel (keuze)vrijheid. Ik kon meekijken in verschillende projecten, heb diverse cursussen (zowel inhoudelijk als gericht op persoonlijke ontwikkeling) kunnen volgen en kreeg de kans om een IT-organisatie helemaal te ontdekken.
Van trainee naar functioneel beheerder
Nu werk ik als functioneel beheerder Online Media (de website, het intranet, de maildiensten, etc.) en ben ik onder andere druk met de implementatie van een nieuw sociaal en gepersonaliseerd Intranet. Ik heb hiermee mijn plek in de organisatie helemaal gevonden en ik kan dus zeker iets betekenen in het gebied tussen de IT en de klant.
Om een idee te geven van mijn traineeship zal ik één van de projecten waarin ik heb meegedraaid uitlichten.
WeConnect
In dit project is het telefoniesysteem van Wageningen University & Research vervangen. Toen ik in het project instapte was er al het nodige gebeurd:
- Er is een aanbesteding geweest met de overgang van KPN naar T-Mobile als resultaat.
- Er is gekozen om gebruik te maken van Skype for Business. Dit betekent dat de medewerkers ook gebruik kunnen gaan maken van chatten, videobellen, scherm delen en andere extra mogelijkheden van Skype for Business.
- De belangrijkste technische ontwerpen en -oplossingen waren al gemaakt en bedacht.
- Er lag een uitgestippelde planning. En wat er ook gebeurt: die planning gaan we halen.
Kortom er denderde een trein voorbij. Ik sprong snel aan boord met een duidelijk doel: in juni kunnen alle 8000 medewerkers van Wageningen University & Research bellen met T-Mobile en werken met Skype for Business. Met andere woorden: de medewerkers moeten goed geïnformeerd zijn over wat er gaat gebeuren en ze kunnen straks ook met de nieuwe technieken omgaan.
Overgang naar smartphones
Toen het project al lekker op gang was gekomen werd besloten dat het beter zou zijn dat alle medewerkers een smartphones krijgen. Dit zorgde voor een leuke logistieke uitdaging. Ik ben toen aan de slag gegaan om een groot deel van deze smartphones bij de medewerkers te krijgen. Klinkt simpel, maar in werkelijkheid een behoorlijke klus waar goed over nagedacht moest worden. Er moest een goede planning gemaakt worden en het uitdelen moest soepel gaan. Daarom zijn we met onze softwareontwikkelaars een tool gaan ontwikkelen waarmee mensen zich konden inschrijven om hun smartphone op te halen op een bepaalde tijd in een bepaald gebouw.
Vervolgens zijn we ‘roadshows’ langs alle gebouwen van Wageningen University & Research gaan organiseren. We bouwden een mooie stand op en daar kwamen de medewerkers op een bepaald tijdslot hun smartphones – met simkaart en instructieformulier - ophalen. Deze afspraak kregen ze dankzij de tool netjes in hun outlook agenda te zien.
Gebruik Skype for Business
Een ander onderdeel wat ik in dit project heb verzorgd is de begeleiding van het gebruik van Skype for Business. De ingebruikname van Skype for Business zorgt ervoor dat medewerkers hiermee niet alleen kunnen bellen, maar ook aanwezigheid kunnen aangeven, chatten, videobellen, online vergaderen en scherm delen. Om dit soepel te laten verlopen, zijn er veel verschillende hulpmiddelen ingezet. Naast de informatie (op intranet, flyers en informatiesessies) hebben we ook zogenaamde ‘floorwalkers’ ingezet.
Floorwalkers waren studenten gehuld in ‘Skype-for-Business-blauwe’ shirts. Zij waren tijdens de uitrol op de afdelingen aanwezig, zodat de medewerkers direct ondersteuning konden krijgen en geholpen konden worden met dringende vragen. Ik heb deze studenten geworven en opgeleid. Tijdens de gefaseerde uitrol was ik hun eerste aanspreekpunt om problemen op te lossen en te bepalen wat hier verder mee gebeurde.
Na werktijd gingen we samen met de IT-ondersteuning de gebouwen in om vaste telefoons te vervangen en te verwijderen, zodat de medewerkers hier zo min mogelijk last van hadden.
De uitrol van nieuwe telefoniediensten is misschien niet een typisch IT-project, maar een geweldige en leerzame periode was het zeker! Niet in de laatste plaats dankzij de samenwerking met professionele, energieke en gezellige collega’s. Mijn flexibiliteit is in deze periode ontzettend op de proef gesteld (had ik verteld dat ik vlak voor de start van de uitrol vader ben geworden?), maar ik had dit nooit willen missen. Én op het gebied van projectmanagement heb ik in een paar maanden tijd enorm veel opgestoken.
Andere projecten in het traineeship
De uitrol van Skype for Business is slechts één van de projecten waar ik in mijn traineeship bij Wageningen University & Research mee te maken heb gehad. Ik heb ook – samen met mijn medetrainees - een e-learning opgezet om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met alle faciliteiten op IT-gebied. En heb ik meegeholpen aan de implementatie van een nieuwe servicemanagementtool bij IT en een nieuwe thuiswerkomgeving voor medewerkers. Daarnaast heb ik nog vele kleinere klussen en klusjes gedaan.