Feedback geven en ontvangen: hier moet je op letten

Ingewikkelder dan het lijkt

Vrijdagmiddag, 17.00 uur. Opgelucht klapt Lidia haar laptop dicht. Vanmiddag heeft ze eindelijk de moed verzameld en Kay gevraagd om de maandelijkse cijfers voortaan eerder aan te leveren, zodat zij niet steeds met haar werk in de knel komt. Kay is overrompeld en stemt in, maar gaat met een knoop in de maag het weekend in. Lidia heeft geen idee wat er allemaal speelt: Kay heeft veel te doen, is afhankelijk van een andere collega en deelt liever geen info die nog niet perfect uitgewerkt is. Toch heeft Kay geen van deze zorgen uitgesproken, want Lidia is de leidinggevende. Dan zeg je toch niet zomaar ‘nee’?

Deze situatie laat zien hoe feedback in de praktijk vaak ingewikkelder is dan het lijkt. Dat levert nogal eens problemen op, zien Caro Struijke en Griet Coupé. “Veel mensen houden het voor zich als iets ze dwarszit,” weet Griet. “Dat lijkt de makkelijkste weg, maar zorgt er juist voor dat dingen onopgelost blijven. Daardoor bouwt de emotie op en kan iets kleins tot een vervelende uitbarsting leiden.” Caro: “Een ander risico is dat mensen het er achter iemands rug om wel met anderen over hebben. Zo gaf tijdens mijn promotietraject een begeleider een heel lovende toespraak over een medepromovendus. Achteraf zei hij tegen mij dat hij het onderzoek eigenlijk helemaal niet zo goed vond, terwijl zij daar geen weet van had. Zoiets geeft een onprettig en zelfs onveilig gevoel. Meteen dacht ik: vindt hij mij dan wel goed genoeg? Kan ik hem wel vertrouwen?”

Jezelf uitspreken én openstellen

Griet: “Als feedbackgevers zich uitspreken en ontvangers voor feedback openstaan, ontstaat een fijnere sfeer waarin iedereen weet waar die aan toe is. Goede feedbackvaardigheden maken alle interacties makkelijker, of dat nou op het werk is of op de tennisclub. Het is een vaardigheid waar je in elke relatie iets aan hebt.”

Maar met jezelf uitspreken alleen, ben je er nog niet. “Het is belangrijk dat je echt het gesprek aangaat,” legt Caro uit. “In plaats van dat één iemand iets van zich af praat, kun je beter samen zoeken naar een oplossing. Dat is precies wat je in onze workshop Feedback geven en ontvangen leert: je openstellen voor het perspectief van de ander.” Griet: “Daar is geen simpel stappenplan voor, hoewel dat wel soms zo wordt aangeleerd. Een standaardopening als ‘Heb je even tijd? Ik wil iets met je bespreken’, creëert bijvoorbeeld meteen al een bepaalde druk. Voor constructieve feedback is het belangrijk dat beide partijen op een gelijkwaardige manier in gesprek gaan door echt open te staan voor de ander. En ja, dat kan zelfs in schriftelijke vorm!”

Aandachtspunten

Om zo’n dialoog op een goede manier aan te gaan, zijn er verschillende factoren om rekening mee te houden. Griet: “Een bekende valkuil is dat je ervan uitgaat dat de ander hetzelfde in elkaar zit als jij. Misschien houd jij van hele directe feedback, terwijl een ander dat ongepast vindt. Het is goed om daar inzicht in te krijgen, zodat je feedbackstijlen op elkaar kunt aanpassen.” “Ook is de context belangrijk,” vult Caro aan, “zoals de eventuele hiërarchische verhouding en hoe goed je elkaar kent.”

Een goed gevoel voor beide partijen

Feedback uitwisselen in de vorm van een dialoog betekent dat je ook als ontvanger autonomie hebt. “Dat zien mensen vaak over het hoofd,” aldus Caro. “Natuurlijk is het normaal dat als je feedback krijgt, dit een emotie bij je teweegbrengt. Maar je kunt leren het minder persoonlijk te nemen, en te zien als iets positiefs in plaats van een bedreiging. Ook daar besteden we aandacht aan in de workshop. Het uitgangspunt is dat beide partijen er een goed gevoel aan overhouden.” Griet: “Zo draagt een gezonde, open feedbackcultuur bij aan meer vertrouwen onderling en een veilige sfeer.”

Wil je aan de slag met het verbeteren van je feedbackvaardigheden? Bekijk onze workshop Giving and receiving feedback.