Zuivere koffie op je werkplek? 10 tips voor aanbestedingsprocedures

Het produceren van koffie is arbeidsintensief, in de verwerking ontstaan veel restproducten en de prijzen die boeren ontvangen zijn relatief laag. Onbedoeld kan je dagelijkse kopje koffie daarom bijdragen aan kinderarbeid, dwangarbeid, of armoede, en aan een hoge afvalberg, CO2-uitstoot of ontbossing.

Er zijn grote verschillen tussen koffieproducenten en het zicht dat ze hebben op de herkomst van hun producten. Het maakt dus uit met welke leverancier(s) een bedrijf, universiteit of overheidsinstelling in zee gaat.

Maatschappelijke verantwoordelijkheid

Momenteel geven bij aanbestedingsprocedures vooral economische voordelen de doorslag. Door in de aanbestedingsprocedure van de koffie zorgvuldig aandacht aan maatschappelijke verantwoordelijkheid te besteden, kan een positieve impact gemaakt worden op toeleveringsketens op grotere schaal. Op basis van interviews met pioniers en leveranciers, inkopende partijen en experts binnen de koffiesector formuleerden de onderzoekers tien tips.

“Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) is een belangrijke manier om positieve veranderingen te stimuleren. Het houdt in dat aanbestedende partijen verder kijken dan alleen prijs en kwaliteit,” aldus Vreman en de Jong.

Goed voorbereiden gunningscriteria

Door goed vooraf na te denken over de criteria die zullen gelden in de aanbestedingsprocedure, en hulp in te schakelen van sectorexperts bij het opstellen en beoordelen, kunnen duurzame leveranciers beter op waarde worden geschat. Voorbeelden van zulke criteria zijn bewijs van langetermijncontracten met producenten of vragen naar de prijsopbouw van de koffie (en de prijs die de boer betaald krijgt).

Verder is het gebruikelijk bij grote aanbestedingen om warme drankenautomaten, de ingrediënten en het onderhoud van de machines bij één leverancier af te nemen. Daardoor vallen kleinere leveranciers, die zich juist gespecialiseerd hebben in duurzame koffie of thee, vaak buiten de boot. Door de optie open te houden dat verschillende leveranciers samenwerken in consortia, en door de administratieve lasten te beperken, kunnen ook mkb’ers meedingen naar het contract.

Let niet alleen op keurmerken

Verschillende respondenten gaven aan dat gunningscriteria vaak als een soort check-box worden gebruikt. De eisen zijn zo opgesteld dat je wel of niet voldoet. Zo ook de eis om aan bepaalde duurzaamheidskeurmerken of certificering te voldoen. Certificering is echter niet altijd een garantie voor duurzaam en eerlijk geproduceerde koffie. Bovendien is het laten certificeren van koffieproductie relatief duur: voor koffieproductie op kleinere schaal is dit niet rendabel. Door ruimte te laten voor onderbouwing van verschillende duurzaamheidsstrategieën en interventies, kan deelname aan aanbestedingen inclusiever gemaakt worden.

Meerjarige samenwerking

Inkoopcontracten met leveranciers over een langere periode zorgen ervoor dat koffieboeren jarenlang zeker zijn van afname. Dat geeft hen de mogelijkheid om te investeren in verbetering en verduurzaming. En door directe en langdurige relaties tussen de boeren, de leverancier en afnemer is er meer ruimte voor terugkoppeling over de gerealiseerde impact. Zo is er beter zicht op de herkomst van de koffie en de prijs die de boer ontvangt. Mochten de omstandigheden veranderen, dan zorgt goede samenwerking ook voor betere communicatie, wederzijds begrip en samen zoeken naar oplossingen.