Privacyverklaring Alumni Wageningen University & Research

Ook de algemene privacyverklaring van WUR is hierop van toepassing. Klik hier om de algemene privacyverklaring van WUR te lezen.

1. Algemeen

Deze privacyverklaring is onderdeel van Wageningen University & Research (WUR) en richt zich op de alumnigemeenschap van WUR en de donateurs van University Fund Wageningen (UFW). Onder alumnus verstaat WUR iedereen die een Bachelor, Master of PhD aan WUR heeft afgerond en daarvoor een diploma heeft behaald. Onder donateur verstaat WUR iedereen die een geldbedrag heeft gedoneerd of voornemens is te schenken aan UFW. Met deze privacyverklaring geeft WUR aan
welke persoonsgegevens van alumni worden verzameld en met welk doel. Daarnaast leest u over uw rechten als betrokkene en hoe u contact met ons kunt opnemen. Door bepaalde persoonsgegevens te verzamelen, kunnen wij u op de hoogte houden van onze activiteiten en ontwikkelingen, u van dienst zijn en manieren vinden waarop wij elkaar kunnen ondersteunen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

WUR verwerkt de volgende categoriën persoonsgegevens:

• Naam, adres, woonplaats;
• Telefoonnummer, e-mailadres;
• Geboortedatum, nationaliteit;
• Studiegegevens (startjaar, afstudeerrichting en afstudeerjaar);
• Carrièregegevens en interessegebieden;
• Informatie over donaties aan het UFW (bankrekeningnummer en donatiegegevens)
• Bijdrage als vrijwilliger (voor alumnibureau of UFW).

3. Herkomst van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens komen uit diverse bronnen:

• De persoonsgegevens van alumni komen grotendeels uit het studentendossier. Dit is een deel van de persoonsgegevens die bij aanvang van en tijdens uw studie aan WUR heeft verstrekt.
• Uw persoonsgegevens worden aangevuld en/of bijgewerkt met de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt via (web)formulieren, e-mails of op andere wijze.
• Ter aanvulling van uw gegevens raadplegen wij ook openbare bronnen:

1. Openbare bronnen voor bedrijven: websites van bedrijven en organisaties
2. Openbare bronnen voor individuen: LinkedIn
3. Persbronnen: landelijke en regionale dagbladen, radio, TV, nieuwssites

4. Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens gebruikt

De persoonsgegevens worden gebruikt voor zowel het relatiebeheer van alumni als voor fondsenwerving. De gegevens worden onder meer voor de volgende doeleinden gebruikt:

• Verzenden van publicaties (bijvoorbeeld (digitale) nieuwsbrieven en alumnimagazine);
• U uitnodigen voor alumni-evenementen en andere aan WUR gerelateerde evenementen;
• U informeren over de mogelijkheden van vrijwilligerswerk of het doen van donaties aan UFW;
• Het toesturen van informatie over de mogelijkheid tot het volgen van postacademisch onderwijs, loopbaan- en bijscholingscursussen, beroepsopleidingen en andere relevante cursussen;
• Administratieve doeleinden (bijv. het verwerken van een donatie of het beheren van een evenement waarvoor u zich heeft aangemeld of dat u heeft bijgewoond);
• U af en toe enquêtes sturen over b.v. onze activiteiten en uw carrièremogelijkheden.

Wij proberen deze informatie zo relevant mogelijk te maken, door te kijken naar de door u opgegeven interessegebieden, uw woonplaats en/of uw afstudeerrichting. Afhankelijk van de contactgegevens waar wij over beschikken en de door u opgegeven contactvoorkeuren, ontvangt u bovenstaande informatie per post, telefoon of e-mail.

5. Verzending digitale nieuwsbrieven

We houden u graag op de hoogte van het nieuws en ontwikkelingen met betrekking tot WUR en het alumninetwerk. Daarnaast ontvangt u digitaal (per e-mail) uitnodigingen voor (alumni)evenementen. U kunt op ieder moment de afmeldlink van een e-mail aanklikken. Om het bereik van onze nieuwsbrieven te meten registreren wij of u de door ons verzonden nieuwsbrieven opent.

6. Grondslagen van verwerking van persoonsgegevens

Om uw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking gebaseerd zijn op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van het contact met alumni is dat de grondslag gerechtvaardigd belang’. In het geval van het contact met donateurs is dat een combinatie tussen het uitvoeren van een overeenkomst (voor zover het de transactie van de donatie betreft) en het gerechtvaardigd belang (voor zover het contact over UFW betreft). Indien u als alumnus of donateur niet langer benaderd wenst te worden, zullen wij alle contactgegevens verwijderen voor zover deze gegevens niet langer nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst.

7. Uitwisseling met derden

WUR verstrekt uw persoonsgegevens in principe niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van ons werk. Dit betekent dat we bijvoorbeeld proberen het gebruik van Cookies tot een minimum te beperken en het delen van gegevens met partners tot een minimum te beperken.

We delen gegevens met UFW ter bevordering van fondsenwerving. Het delen van de gegevens met UFW wordt geregeld in de samenwerkingsovereenkomst die tussen beide partijen is opgesteld en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. UFW gebruikt uw gegevens om u te benaderen voor vrijwillige bijdragen in termen van inzet, expertise en financiële middelen.

In het geval dat wij wel andere partijen inschakelen om onze werkzaamheden uit te kunnen voeren, zoals bijvoorbeeld voor het verzenden van het relatieblad of voor arbeidsmarktonderzoek, sluiten wij met deze zogenaamde verwerkers een schriftelijke verwerkersovereenkomst. Hierin maken we afspraken over het doel, de duur en de omvang van de verwerking, de bewaartermijnen en de beveiligingsmaatregelen van de persoonsgegevens.

Soms zijn wij wettelijk verplicht of dwingt een rechter ons om persoonsgegevens te verstrekken aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, de politie of de toezichthouder. In alle andere gevallen vragen we altijd eerst om uw toestemming.

8. Gegevensanalyse

Op basis van de bij ons bekende gegevens kunnen wij geautomatiseerde of handmatige analyses doen om ons te helpen met onze werkzaamheden en om u beter van dienst te zijn. Aan de hand van deze analyses kunnen wij u een verbeterde ervaring bieden, u relevante en actuele informatie sturen en kansen identificeren bijvoorbeeld op het gebied van vrijwilligerswerk. Zo kunnen we de
diensten en kansen die wij aanbieden beter afstemmen op uw interesses. Dit doen wij onder andere doordat u bij ons kan aangeven in welke thema’s van WUR u geïnteresseerd bent. We doen ons best om onze communicatie en evenementen vervolgens aan te laten sluiten bij deze thema’s. Daarnaast kunnen we selecteren op basis van studierichting, start- of afstudeerjaar of woonplaats/-land om u zo passende communicatie en uitnodigingen te sturen.

9. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. Om langdurig in contact te blijven met de alumni van WUR hanteren wij in principe een levenslange bewaartermijn van onze persoonsgegevens. Persoonsgegevens waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt, verwijderen we op het moment dat deze bewaartermijn is verstreken. Mocht u willen dat wij uw gegevens eerder verwijderen, dan kunt u een verzoek indienen via onderstaande contactgegevens.

10. Uw rechten volgens de AVG

Indien u het niet eens bent met de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt en er sprake is van specifieke omstandigheden waarin uw belangen met betrekking tot privacy groter zijn dan de hierboven genoemde doeleinden, heeft u het recht om in beroep te gaan. Volgens de AVG heeft u ook aanvullende rechten, waaronder het recht op inzage, wijziging of verwijdering van uw gegevens en op beperking van de verwerking van uw gegevens, die u onder bepaalde omstandigheden kan uitoefenen.

Voor een beroep op uw rechten, kunt u contact opnemen via: privacy@wur.nl.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Bij het verwerken van persoonsgegevens horen natuurlijk passende beveiligingsmaatregelen. WUR heeft als uitgangspunt de NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017. Op deze manier zijn persoonsgegevens optimaal beveiligd. Natuurlijk monitort WUR ook of er geen onrechtmatig verkeer of activiteiten zijn.

In ons beveiligingsbeleid kunt u meer lezen over het type maatregelen en hoe we zorgen voor een veilige website.

12. Waar kan u een klacht indienen

Indien u het niet eens bent met de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, kunt u contact opnemen via privacy@wur.nl. Op het moment dat u het niet eens bent met de wijze waarop WUR uw klacht in behandeling neemt, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Tot slot

WUR behoudt zich het recht voor de in deze verklaring opgenomen voorwaarden te wijzigen zonder kennisgeving. Eventuele wijzigingen worden van kracht vanaf het moment dat ze worden gepubliceerd. Mocht u vragen hebben over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via privacy@wur.nl.